Qué es la nómina en México y sus diferencias con la nómina de pago

La nómina en México es un documento que detalla el salario de un empleado y los conceptos que está recibiendo, como el trabajo normal, horas extra, prestaciones, vacaciones, entre otros. Además, incluye las deducciones como el Impuesto Sobre la Renta, el Seguro Social o la compra de algún material. Este documento es esencial tanto para el empleador como para el trabajador.

La nómina en México es muy esencial porque es necesaria para cumplir con la Ley Federal del Trabajo y para inscribir a los trabajadores en el Seguro Social. Según la Ley del Seguro Social, las nóminas deben conservarse por cinco años. De esta manera, se garantiza que los trabajadores reciban el salario justo y que las cotizaciones en el IMSS sean correctas.

En México, existen diferentes tipos de nóminas como las nóminas por puesto de trabajo y las nóminas por tiempo. Las primeras se dividen en nómina para personal ejecutivo y nómina general, diferenciándose en la confidencialidad de la información. Por otro lado, las nóminas por tiempo se dividen en nómina semanal, nómina catorcenal, nómina quincenal y nómina mensual, dependiendo del período en el que se paga el salario. También existen otros tipos de nóminas como las nóminas prorrateadas, las de baja por enfermedad o las de horas extras.

Es importante tener en cuenta que la nómina es diferente de la nómina de pago, aunque ambas estén relacionadas con el salario del trabajador. Mientras que la nómina es la descripción detallada de los ingresos y deducciones de cada trabajador, la nómina de pago es el dinero que se deposita en la cuenta bancaria del trabajador. Es decir, la nómina es un documento mientras que la nómina de pago es una transacción bancaria.

Información que debe contener una nómina en México

La nómina es un documento de vital importancia para cualquier empresa, ya que es el comprobante de pago que se emite a cada trabajador. Es por ello que es fundamental que la información contenida en ella sea clara y precisa. En México, existen elementos obligatorios que deben incluirse en la nómina de acuerdo a la legislación vigente.

• Datos obligatorios: la nómina debe contener información distintiva de la empresa, el nombre del trabajador, su RFC, cargo, periodo de pago, detalle de las percepciones y deducciones, cantidad a recibir, lugar de emisión, firmas de la empresa y el trabajador, y sello.
• Elementos para el cálculo: las percepciones salariales y las deducciones son los elementos esenciales para realizar el cálculo de la nómina. Las percepciones incluyen sueldo, prestaciones sociales, laborales, bonos y horas extras, mientras que las deducciones son las retenciones del pago del trabajador de acuerdo a lo establecido por el IMSS y el SAT. Además, es crucial considerar la periodicidad de la nómina, la cual puede ser semanal, quincenal, mensual, entre otras.
• Tipos de nómina: existen dos tipos de nómina, por cargo y por tiempo. La primera se clasifica según el puesto del trabajador, mientras que la segunda se determina en función al periodo de pago que corresponda.
• Sistemas de nómina: utilizar un sistema de nómina es fundamental para optimizar y agilizar los procesos de pago, generar nóminas personalizadas, realizar el timbrado de nómina y mantener un funcionamiento administrativo más ordenado y funcional.

Es esencial tener presente la portabilidad de nómina que es un derecho del trabajador y le permite cambiar su cuenta de nómina a otro banco sin costo y con plena libertad, para ello, el trabajador debe notificar al área administrativa y entregar su nueva CLABE. Otra consideración crucial es el uso de cuentas tipo nómina que no manejan comisión por manejo de cuenta ni solicitan saldo promedio mínimo mensual. Asimismo, es recomendable mantener todas las constancias fiscales de los trabajadores en orden para evitar errores en el timbrado de nómina y poder deducir correctamente. En última instancia, implementar sistemas y estrategias de nómina puede ayudar a aumentar la rentabilidad de la empresa, optimizar procesos y reducir errores operativos.

Las obligaciones legales del patrón en México en relación a la nómina

Los patrones en México tienen varias obligaciones legales en relación a la nómina de sus trabajadores. Estas se establecen en el artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo y son de vital importancia para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales de los trabajadores.

• Cumplir con las disposiciones de las normas de trabajo aplicables a la empresa o establecimiento: el patrón debe cumplir con las normas de trabajo aplicables en su empresa o establecimiento, incluyendo el pago de salarios e indemnizaciones de acuerdo con las normas vigentes.
• Proporcionar a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para realizar su trabajo: el patrón debe asegurarse de que los trabajadores cuenten con el material necesario para realizar sus labores de manera efectiva.
• Mantener el número suficiente de asientos o sillas para los trabajadores en los centros de trabajo: el patrón debe proporcionar el número necesario de asientos o sillas para sus trabajadores, de manera que puedan realizar sus labores de manera cómoda.
• Tratar a los trabajadores con consideración y abstenerse de maltrato: el patrón debe respetar los derechos humanos y laborales de sus trabajadores y abstenerse de cualquier acto de discriminación o maltrato.

Otras obligaciones legales del patrón en relación a la nómina incluyen proporcionar capacitación y adiestramiento a los trabajadores, establecer y sostener escuelas de acuerdo con lo que dispongan las leyes y la Secretaría de Educación Pública, y colaborar con las autoridades del trabajo y de educación para lograr la alfabetización de los trabajadores. También es obligatorio para el patrón cumplir con las normas de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo y proporcionar los elementos necesarios para prevenir enfermedades en caso de declaratoria de contingencia sanitaria.

Es significativo que los patrones conozcan y cumplan con todas estas obligaciones legales en relación a la nómina, ya que esto no solo garantiza el bienestar de los trabajadores, sino que también previene multas y sanciones por parte de las autoridades laborales mexicanas.

Cómo se calcula la nómina en México

Calcular la nómina en México es un proceso que debe seguirse cuidadosamente para cumplir con las obligaciones fiscales y laborales. Los empleadores deben realizar deducciones precisas para evitar multas y perjuicios a los trabajadores. Para calcular la nómina, es necesario seguir los siguientes pasos:

• Definir el sueldo mensual del trabajador: El primer paso es determinar el salario mensual del trabajador, la frecuencia de pago (semanal, quincenal, mensual, etc.) y si es libre de impuestos.
• Convertir el sueldo mensual al plazo de pago seleccionado: Si el pago es semanal, se divide el salario mensual entre 30 y se multiplica por 7.
• Calcular las retenciones del ISR: El Impuesto Sobre la Renta (ISR) se calcula con una tabla proporcionada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). El descuento se realiza de forma equitativa en incremento paralelo con el sueldo.
• Calcular el monto a retener por concepto de seguridad social: Consultando el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) proporcionado por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
• Descontar las deducciones correspondientes: como préstamos, pensiones, entre otros.

Es relevante realizar una administración correcta de la nómina para evitar perjudicar a los trabajadores y prevenir cualquier irregularidad legal que pueda resultar en multas por parte de las autoridades. En México, existen algunas situaciones especiales que afectan el cálculo de la nómina, como las horas extras y los días de descanso obligatorio, que deben incluirse en el cálculo del salario. También es clave tener en cuenta las prestaciones a las que tienen derecho los trabajadores, como aguinaldo y vacaciones.

Para asegurar un cálculo preciso de la nómina, es recomendable utilizar servicios especializados que brinden asesoría en materia contable y fiscal. De esta manera, los empleadores pueden cumplir con sus responsabilidades y evitar cualquier inconveniente que pueda afectar tanto su negocio como el bienestar de sus trabajadores.

Deducciones que se aplican a la nómina en México

Las deducciones que se aplican a la nómina en México son descuentos que se realizan en el pago de los trabajadores de acuerdo con las leyes laborales. Estas deducciones deben estar previstas en la ley, de lo contrario, se considerarán un delito. Las deducciones que se aplican a la nómina son de diferentes tipos y representan a través de una clave de tres dígitos contenidas en el catálogo del SAT (Servicio de Administración Tributaria).

Entre las deducciones más comunes que se aplican a la nómina se encuentran:

• Préstamos solicitados por el trabajador: Este tipo de deducciones incluyen aquellos préstamos solicitados por el trabajador, como el Fonacot, que se descuentan vía nómina.
• Retenciones obligatorias establecidas legalmente: Entre las retenciones obligatorias, podemos mencionar el ISR (Impuesto Sobre la Renta) y la cuota del IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social).
• Descuentos relacionados con el desempeño a criterio del patrón: Algunos empleadores pueden realizar descuentos relacionados con el desempeño a criterio del patrón, como los retardos.

Es esencial tener en cuenta que de acuerdo con el Artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo, las deudas contraídas con el patrón por adelantos de salario, pagos hechos en exceso al trabajador, errores, pérdidas, averías o por la adquisición de artículos producidos por la empresa o establecimiento, entre otros motivos, también pueden ser objeto de descuentos siempre y cuando estén previstos en la ley. La cantidad exigible en ningún caso podrá ser mayor del importe de los salarios de un mes y el descuento será el que convenga el trabajador y el patrón, sin que pueda ser mayor al 30% del excedente del salario mínimo.

En síntesis, las deducciones que se aplican a la nómina en México son una práctica común, pero deben estar previstas en la ley. Actualmente, existen diversas claves en el archivo XML que representan estos descuentos, por lo que es vital conocerlos para tener una mejor comprensión de las deducciones que se aplican en el pago de los trabajadores.

Impuestos que se aplican a la nómina en México: cambios y porcentajes para 2022

El Impuesto sobre la Nómina en México es un tributo que grava las transacciones relacionadas con el pago de salarios y prestaciones a los empleados. También conocido como Impuesto sobre Erogaciones por Remuneraciones al Trabajo Personal, este impuesto es de carácter local y cada estado mexicano establece el porcentaje a aplicar para su cálculo. Actualmente, los porcentajes oscilan entre el 2% y el 4% en las diferentes regiones.

En 2022, se han realizado cambios en varios estados mexicanos en cuanto a los impuestos sobre la nómina. A continuación, se presentan algunos ejemplos:

• En Aguascalientes, la tasa del Impuesto sobre la Nómina se redujo del 2.5% al 2% a partir del 1 de enero de 2022.
• En Campeche, se estableció una tasa fija del 3% para el cálculo del Impuesto sobre la Nómina en lugar de la tarifa gradual que se aplicaba anteriormente.
• En Chihuahua, se establece un aumento transitorio de la tasa del Impuesto sobre la Nómina durante el ejercicio fiscal del 2022, la cual es del 4%. Para el ejercicio fiscal del 2023, se reducirá al 3.5%. Además, se otorga un estímulo fiscal a las pequeñas y medianas empresas para reducir el pago mensual del impuesto.
• En Jalisco, se incrementa gradualmente la tasa del Impuesto sobre la Nómina durante el ejercicio fiscal 2022. De enero a marzo, es del 2.125%; de abril a junio, del 2.25%; y de julio a diciembre, del 2.50%.
• En Nayarit, la tasa del Impuesto sobre la Nómina aumentó del 2% al 3% a partir del 1 de enero de 2022. Además, se eliminaron convenios y exenciones que existían en años anteriores.

Es vital tener en cuenta que estos porcentajes y cambios pueden variar según la legislación fiscal de cada estado. Por lo tanto, es recomendable estar al tanto de las actualizaciones y regulaciones fiscales de la entidad en la que se realiza la transacción de pago de nómina.

Prestaciones que se deben incluir en la nómina en México

En México, las prestaciones laborales son un conjunto de beneficios a los que los trabajadores tienen derecho, además de su salario. Estas prestaciones están establecidas en la Ley Federal del Trabajo y son obligatorias para todas las empresas que tengan empleados. En este artículo, mencionaremos algunas de las principales prestaciones que se deben incluir en la nómina en México.

• Aguinaldo: Es una prestación que se debe pagar a los trabajadores en el mes de diciembre. Esta remuneración es equivalente a 15 días de salario y debe pagarse antes del 20 de diciembre de cada año. Este pago es adicional al salario y es una forma de reconocer el esfuerzo y trabajo de los colaboradores durante el año.
• Vacaciones: Todos los trabajadores que tienen más de un año de servicio tienen derecho a disfrutar de un periodo anual de vacaciones pagadas. El periodo de vacaciones no puede ser menor a 6 días laborales y aumenta en 2 días por cada año trabajado. Durante estos días de descanso, los trabajadores deben recibir una remuneración equivalente a su salario.
• Prima vacacional: Es una prestación que deben recibir los trabajadores durante su periodo de vacaciones. La prima vacacional es equivalente al 25% del salario que les corresponda durante su periodo vacacional. Esta prestación se debe pagar al momento de iniciar las vacaciones o por lo menos dos días antes de que estas inicien.

Estas son solo algunas de las prestaciones laborales obligatorias en México, pero existen otras que los patrones deben considerar. El objetivo de estas prestaciones es garantizar condiciones laborales justas y equitativas para los trabajadores, y su cumplimiento es una obligación para las empresas en México.

¿Cómo se calcula el aguinaldo en la nómina en México?

El aguinaldo es un derecho que todo trabajador tiene en México, y su cálculo en la nómina se realiza tomando en cuenta varios factores. En primer lugar, es significativo mencionar que la ley establece una cuota mínima de 15 días de salario por concepto de aguinaldo. Sin embargo, algunas empresas brindan prestaciones superiores a las de la ley y suelen pagar un mes de sueldo en todos los casos.

Otro aspecto a considerar es el plazo del pago del aguinaldo, que debe realizarse antes del 20 de diciembre de cada año. En caso de que el trabajador haya laborado menos de un año, recibirá una parte proporcional del aguinaldo.

Es fundamental tener en cuenta que el derecho al pago del aguinaldo lo obtiene cualquier trabajador que haya prestado sus servicios durante el año en curso, ya sea de confianza o sindicalizado, de planta o contratado por obra, entre otros tipos de relaciones laborales regidas por la Ley Federal del Trabajo. También tienen derecho al aguinaldo los trabajadores con licencias y permisos, los trabajadores en su primer año, los trabajadores por honorarios, los trabajadores despedidos y los trabajadores fallecidos.

En caso de que una empresa no pague el aguinaldo correspondiente, los trabajadores pueden exigir el pago mediante una demanda en la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo. Además, es crucial destacar que el aguinaldo está exento del pago de impuesto sobre la renta (ISR) hasta por el monto que resulte de 30 veces la Unidad de Medida de Actualización (UMA), correspondiente en la actualidad a 96.22 pesos diarios (MXN$2,925.09 mensual).

• La cuota mínima establecida por la ley es de 15 días de salario.
• Algunas empresas pagan un mes de sueldo en todos los casos.
• El plazo del pago del aguinaldo es antes del 20 de diciembre.
• Si el trabajador ha laborado menos de un año, recibirá una parte proporcional del aguinaldo.
• El derecho al pago del aguinaldo lo obtiene cualquier trabajador que haya prestado sus servicios durante el año en curso, ya sea de confianza o sindicalizado, de planta o contratado por obra, entre otros tipos de relaciones laborales regidas por la Ley Federal del Trabajo.
• Los trabajadores con licencias y permisos, los trabajadores en su primer año, los trabajadores por honorarios, los trabajadores despedidos y los trabajadores fallecidos también tienen derecho al aguinaldo.
• En caso de no pagar el aguinaldo, los trabajadores pueden exigir el pago mediante una demanda en la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo.
• El aguinaldo está exento del pago de impuesto sobre la renta (ISR) hasta por el monto que resulte de 30 veces la Unidad de Medida de Actualización (UMA), correspondiente en la actualidad a 96.22 pesos diarios (MXN$2,925.09 mensual).

Mejores prácticas para el manejo de la nómina en México:

El manejo de la nómina es una tarea esencial en todas las empresas mexicanas, ya que se trata del pago de salarios e impuestos a los trabajadores y al gobierno. Para evitar complicaciones legales y fiscales, es clave seguir las mejores prácticas en el manejo de la nómina. A continuación, mencionaremos las principales prácticas recomendadas para su implementación en cualquier empresa en México.

• Planificación y calendario estratégico: Es importante tener un calendario estratégico de la nómina para evitar improvisaciones y errores. Este calendario debe contener todas las fechas importantes, como las fechas límite para el pago de salarios e impuestos, y los días de pago de nómina para los empleados.
• Registro actualizado de los datos personales: Es esencial mantener un registro actualizado de los datos personales de los colaboradores, como su número de seguridad social, fecha de nacimiento, dirección y estado civil. Esto evitará errores en el pago de salarios y deducciones, que pueden llevar a multas y sanciones por parte del gobierno.
• Verificación de los datos bancarios: Es crucial verificar los datos bancarios de los trabajadores y de la empresa para asegurarse de que las transferencias se realicen correctamente. En México, existe una regulación de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) que establece los requisitos necesarios para las transferencias electrónicas de nómina, que deben cumplirse para evitar problemas financieros.
• Uso de software de nómina: La utilización de tecnología, como software de nómina, puede automatizar los procesos relacionados con el pago de salarios e impuestos y reducir errores humanos. En México, existen varias opciones de software de nómina adaptados a las normativas legales mexicanas, que facilitan el proceso de gestión de la nómina.
• Integración de la información de nómina: Integrar la información de nómina con otros sectores administrativos de la empresa, como recursos humanos, finanzas y administración, facilita la comunicación y el intercambio de datos. Esto asegurará una mejor coordinación en el manejo de la nómina y evitará errores de registro en los archivos de la empresa.